Privacystatement

In het kader van de dienstverlening van Stichting voor Vluchteling-Studenten UAF (hierna: “UAF” of “wij”) aan studenten en professionals worden persoonsgegevens verwerkt. Ook verwerken wij persoonsgegevens wanneer u zich aanmeldt als donateur of wanneer u onze website bezoekt, bijvoorbeeld wanneer u zich registreert voor onze nieuwsbrief. Onder het begrip ‘persoonsgegevens’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert UAF op grond van de toepasselijke wetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de Uitvoeringswet AVG) als de verwerkingsverantwoordelijke. Onze contactgegevens, inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, vindt u hieronder:

Stichting voor Vluchteling-Studenten UAF
Newtonlaan 71
3584 BP Utrecht
030 252 0835
privacy@uaf.nl

In dit Privacystatement lichten wij toe:

• Welke persoonsgegevens wij verwerken
• Voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen wij uw persoonsgegevens verwerken
• Aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken
• Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren
• Hoe uw persoonsgegevens worden beveiligd
• Wat uw privacyrechten zijn
• Hoe u een privacyklacht kunt indienen
• Hoe wij omgaan met wijzigingen van dit Privacystatement
  Voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten verwijzen wij naar ons specifieke Privacybeleid Sollicitanten. Voor de verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers en mentoren verwijzen wij naar ons specifieke Privacybeleid Vrijwilligers & Mentoren.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van studenten en professionals die zich bij ons aanmelden:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats)
• Overige (contact)gegevens (geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens).
• Gegevens met het oog op de behandeling van de specifieke aanvraag, zoals opleidingshistorie en diploma’s
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer
• Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals in bepaalde gevallen het verwerken van gegevens over een identiteitsbewijs en burgerservicenummer

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van partners en donateurs:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum (optioneel), adres, postcode, woonplaats). Een geboortedatum gebruiken wij enkel om een data-analyse te maken van de leeftijdsopbouw van onze achterban.
• Overige (contact)gegevens: telefoonnummer (optioneel), e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.  
• Gegevens over donateur- of partnerschap, met inbegrip van bankrekeningnummers

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”):

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats)
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens)
• In bepaalde gevallen, mede-afhankelijk van de soort dienstverlening: een verklaring omtrent het gedrag en gegevens omtrent een identiteitsbewijs
• Gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer
• Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals websitebezoekers, advocaten en andere adviseurs met wie wij contact hebben):

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt
• Gegevens in verband met een bezoek aan onze website, zie hiervoor ons Cookiebeleid
  Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

a) Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen
b) Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen
c) Wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde
d) Met uw toestemming

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Aan wie verstrekken we uw persoonsgegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacystatement omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, dragen wij er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Wij kunnen persoonsgegevens van studenten en professionals delen met:

• Medewerkers van UAF (op “need-to-know”-basis)
• Leveranciers (bijv. studie-gerelateerde partijen, koeriersdiensten, deurwaarders en onze softwareleveranciers) e.d.)
• Onderwijsinstellingen, gemeenten en werkgevers om de overeenkomst met u te kunnen uitvoeren
• Gerechten en overheidsinstellingen
• Andere partijen, zoals de Kredietbank, WijMobiel, toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming

Wij kunnen persoonsgegevens van partners en donateurs delen met:

• Medewerkers van UAF (op “need-to-know”-basis)
• Leveranciers (bijv. koeriersdiensten, telemarketingbureaus*, deurwaarders en onze softwareleveranciers) e.d.)
• Gerechten en overheidsinstellingen
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming

Wij kunnen persoonsgegevens van leveranciers delen met:

• Medewerkers van UAF (op “need-to-know”-basis)
• Leveranciers
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming

Wij kunnen persoonsgegevens van derden delen met:

• Medewerkers van UAF (op “need-to-know”-basis)
• Leveranciers (bijv. koeriersdiensten, Google LLC. voor de gebruikersstatistieken van onze website)
• Gerechten en overheidsinstellingen
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming

Om onze diensten te kunnen verstrekken, kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal UAF erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

UAF bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacystatement genoemde doeleinden. Persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze fiscale bewaarplicht te voldoen, worden gedurende 7 jaren vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens niet langer tot de jaaradministratie behoren, bewaard.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen langer kunnen worden, indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden of veranderen. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van juridische geschillen.

Beveiliging

UAF heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via privacy@uaf.nl.

Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door UAF:

• het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens
• het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’)
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken
• het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd
• het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’)

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via privacy@uaf.nl of per post via:

Stichting voor Vluchteling-Studenten UAF
Newtonlaan 71
3584 BP Utrecht

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door UAF, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Economische Ruimte woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacystatement is voor het laatst aangepast op 25-09-2023. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacystatement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacystatement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren.